Die Hausverwaltung prägt den Alltag einer Wohnungseigentümergemeinschaft stärker als viele Eigentümer vielleicht zunächst erwarten. Sie organisiert die Beschlussfassungen, führt die Konten, vergibt Reparaturaufträge, kommuniziert mit Handwerkern und Behörden und sorgt dafür, dass rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Besteht eine immer größere Unzufriedenheit mit dem Verwalter oder läuft die Zusammenarbeit dauerhaft holprig, entsteht verständlicherweise der Wunsch nach einem Wechsel. Die Kündigung eines Verwaltervertrags folgt jedoch einem eigenen rechtlichen Rahmen, der sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz, dem Verwaltervertrag selbst und der Rechtsprechung ergibt. Wer hier als Eigentümer oder Gemeinschaft strukturiert vorgeht, vermeidet teure Fehler und langwierige Auseinandersetzungen.
Die rechtliche Einordnung des Verwaltervertrags
Der Verwaltervertrag bildet die schuldrechtliche Grundlage der Zusammenarbeit zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwalter. Er regelt Vergütung, Laufzeit, Aufgabenbereich, Haftungsfragen und Kündigungsmöglichkeiten. Parallel dazu steht die organschaftliche Stellung des Verwalters, die durch Beschluss der Eigentümerversammlung begründet wird. Diese doppelte Struktur spielt für die Kündigung eine zentrale Rolle, weil Abberufung und Vertragsbeendigung rechtlich eigenständig wirken.
Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes zum 1. Dezember 2020 enthält § 26 WEG klare Vorgaben zur Bestellung und Abberufung des Verwalters. Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen. Der Gesetzgeber hat damit bewusst die Handlungsfreiheit der Gemeinschaft gestärkt. Für den Verwaltervertrag bedeutet dies, dass er mit der Abberufung grundsätzlich endet, spätestens jedoch sechs Monate nach der Abberufung, sofern keine kürzere Frist vereinbart ist. Diese gesetzliche Koppelung sorgt für Rechtssicherheit und verhindert langfristige Bindungen an einen Verwalter, der das Vertrauen der Gemeinschaft verloren hat.
Wann Eigentümer über eine Kündigung nachdenken
In der Praxis entstehen Differenzen zwischen Verwaltung und Eigentümern häufig schleichend. Abrechnungen kommen verspätet, Rückfragen bleiben unbeantwortet oder Beschlüsse werden nur zögerlich umgesetzt. Auch eine unklare oder lückenhafte Buchführung, Probleme bei der Instandhaltung oder ein dauerhaft angespanntes Verhältnis zwischen Verwalter und Beirat können das Vertrauen nachhaltig beeinträchtigen. Rechtlich relevant wird die Situation vor allem dann, wenn Pflichtverletzungen vorliegen, die über bloße Unzufriedenheit hinausgehen.
Eine Kündigung aus wichtigem Grund kommt insbesondere in Betracht, wenn der Verwalter seine Kernaufgaben wiederholt oder schwerwiegend verletzt. Dazu zählen etwa die zweckwidrige Verwendung von Gemeinschaftsgeldern, gravierende Verstöße gegen Beschlüsse der Eigentümerversammlung oder ein dauerhaftes Organisationsversagen, das zu finanziellen Schäden führt. Die Rechtsprechung, unter anderem der Bundesgerichtshof, bewertet solche Konstellationen regelmäßig streng, da der Verwalter eine Vertrauensstellung innehat. Gleichzeitig verlangt sie eine sorgfältige Dokumentation der Vorwürfe, damit die Kündigung Bestand hat.
Ordentliche Kündigung und ihre Grenzen
Viele Verwalterverträge enthalten feste Laufzeiten, häufig zwischen drei und fünf Jahren. Innerhalb dieser Zeit ist eine ordentliche Kündigung oft ausgeschlossen oder an bestimmte Fristen gebunden. Diese vertraglichen Regelungen sind grundsätzlich wirksam, solange sie die Eigentümergemeinschaft nicht unangemessen benachteiligen. Durch die gesetzliche Neuregelung hat der Gesetzgeber allerdings klargestellt, dass eine Abberufung jederzeit möglich bleibt und der Vertrag spätestens nach sechs Monaten endet. Die ordentliche Kündigung verliert damit an praktischer Bedeutung, weil die Gemeinschaft über den Weg der Abberufung schneller reagieren kann.
Trotzdem lohnt ein genauer Blick in den Vertrag. Manche Vereinbarungen sehen kürzere Kündigungsfristen oder Sonderkündigungsrechte vor, etwa bei Eigentümerwechsel oder strukturellen Veränderungen der Anlage. Wer diese Optionen kennt, kann strategisch klug handeln und den Übergang zu einer neuen Verwaltung besser planen.
Außerordentliche Kündigung bei wichtigem Grund
Die außerordentliche Kündigung setzt einen wichtigen Grund voraus, der eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses unzumutbar macht. Juristisch betrachtet handelt es sich um eine Interessenabwägung, bei der das Gewicht der Pflichtverletzung, ihre Häufigkeit und ihre Auswirkungen auf die Gemeinschaft eine Rolle spielen. Ein einmaliger Fehler genügt in der Regel nicht, sofern er sich korrigieren lässt und keine gravierenden Folgen hatte. Wiederholte Pflichtverstöße oder ein grundlegender Vertrauensverlust können hingegen eine sofortige Beendigung rechtfertigen.
In der Praxis empfiehlt es sich, den Verwalter zunächst abzumahnen und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme oder Nachbesserung zu geben. Diese Vorgehensweise stärkt die rechtliche Position der Gemeinschaft, weil sie zeigt, dass der Schritt zur Kündigung wohlüberlegt und verhältnismäßig erfolgt. Bei besonders schweren Verfehlungen kann eine Abmahnung entbehrlich sein, etwa wenn der Umgang mit Gemeinschaftsgeldern betroffen ist.
Die Rolle der Eigentümerversammlung
Die Kündigung des Verwaltervertrags erfolgt nicht im Alleingang einzelner Eigentümer. Zuständig ist auch in diesem Falle die Eigentümerversammlung, in welcher über Abberufung und Vertragsbeendigung beschlossen wird. Der Beschluss wird mit einfacher Mehrheit gefasst, sofern die Gemeinschaftsordnung keine abweichenden Regelungen enthält. Wichtig ist eine klare Beschlussfassung, die sowohl die Abberufung als auch die Kündigung des Vertrags umfasst, um rechtliche Unklarheiten zu vermeiden.
Die Vorbereitung der Versammlung verdient besondere Aufmerksamkeit. Der Tagesordnungspunkt muss eindeutig benannt sein, damit alle Eigentümer wissen, worüber entschieden wird. Eine sachliche Darstellung der Gründe fördert eine konstruktive Diskussion und reduziert das Risiko späterer Anfechtungen. Gerade bei streitigen Kündigungen zeigt sich, wie wertvoll eine transparente Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft ist.
Form und Zugang der Kündigung
Der Verwaltervertrag enthält häufig Vorgaben zur Form der Kündigung. Schriftform ist dabei üblich und aus Beweisgründen dringend zu empfehlen. Die Kündigungserklärung sollte klar erkennen lassen, auf welchen Beschluss sie gestützt ist und zu welchem Zeitpunkt das Vertragsverhältnis endet. Der Zugang beim Verwalter spielt eine entscheidende Rolle, weil Fristen erst mit dem Zugang beginnen. Einschreiben oder persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung schaffen hier Rechtssicherheit.
Bei einer außerordentlichen Kündigung empfiehlt sich zudem eine präzise Beschreibung des wichtigen Grundes. Allgemeine Vorwürfe oder pauschale Unzufriedenheit reichen erfahrungsgemäß nicht aus, um eine gerichtliche Überprüfung zu bestehen. Eine sachliche, nachvollziehbare Darstellung der Pflichtverletzungen stärkt die Position der Gemeinschaft erheblich.
Folgen der Kündigung für die Gemeinschaft
Mit der Beendigung des Verwaltervertrags stellt sich die Frage der Übergabe. Der scheidende Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Unterlagen, Schlüssel, Verträge und Konten ordnungsgemäß zu übergeben. Dazu gehören auch digitale Daten, Passwörter und Zugänge zu Online-Portalen. Verzögerungen oder Zurückbehaltungen führen regelmäßig zu weiteren Konflikten und können Schadensersatzansprüche auslösen.
Parallel dazu sollte die Gemeinschaft frühzeitig die Bestellung eines neuen Verwalters vorbereiten. Ein nahtloser Übergang sichert die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft und verhindert organisatorische Lücken. Gerade bei größeren Anlagen zeigt sich, wie wichtig eine professionelle Übergabe für den laufenden Betrieb ist.
Haftungsfragen und mögliche Risiken
Eine Kündigung des Verwaltervertrags kann finanzielle Folgen haben. Bei einer ordentlichen Kündigung während einer vereinbarten Laufzeit kommt unter Umständen eine Vergütung bis zum regulären Vertragsende in Betracht, sofern keine gesetzliche oder vertragliche Verkürzung greift. Bei einer außerordentlichen Kündigung entfällt dieser Anspruch regelmäßig, wenn der wichtige Grund im Verantwortungsbereich des Verwalters liegt.
Umgekehrt kann der Verwalter Schadensersatz verlangen, falls die Kündigung unberechtigt erfolgt. Diese Risiken lassen sich durch eine sorgfältige Vorbereitung und rechtliche Prüfung deutlich reduzieren. Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs betont immer wieder die Bedeutung einer klaren Trennung zwischen persönlicher Unzufriedenheit und objektiv nachvollziehbaren Pflichtverletzungen.
Praktische Hinweise für Eigentümergemeinschaften
Für Eigentümergemeinschaften entscheidet sich der Erfolg einer Verwalterkündigung häufig lange vor dem eigentlichen Beschluss. Juristisch tragfähig wird eine Trennung vor allem dann, wenn sie auf einer belastbaren Tatsachengrundlage aufbaut. Dazu gehört eine fortlaufende, möglichst sachliche Dokumentation der Zusammenarbeit. Protokolle der Eigentümerversammlungen, E-Mail-Verkehr, Fristsetzungen, Hinweise auf ausbleibende Maßnahmen oder fehlerhafte Abrechnungen entfalten ihre Wirkung weniger isoliert, sondern im Zusammenspiel. In der rechtlichen Bewertung entsteht aus dieser Gesamtschau ein Bild der ordnungsgemäßen oder eben pflichtwidrigen Verwaltung im Sinne von § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG.
Besondere Bedeutung kommt dem Verwaltungsbeirat zu. Seine Prüf- und Unterstützungsfunktion verleiht ihm faktisch eine Filterrolle. Erkenntnisse des Beirats prägen die Meinungsbildung der Gemeinschaft und dienen im Streitfall häufig als objektivierende Grundlage. Gerichte messen der Einschätzung des Beirats regelmäßig Gewicht bei, wenn sie nachvollziehbar begründet und protokolliert ist. Daraus folgt für Beiräte eine gesteigerte Verantwortung, Beanstandungen nicht nur informell zu äußern, sondern strukturiert in den Gemeinschaftsprozess einzubringen.
Rechtlich sensibel ist der Übergang zwischen bloßer Leistungsunzufriedenheit und kündigungsrelevanter Pflichtverletzung. Eigentümergemeinschaften profitieren davon, dem Verwalter klar definierte Erwartungen zu kommunizieren, etwa durch konkretisierte Beschlüsse oder Fristsetzungen. Solche Beschlüsse wirken rechtlich ordnend, weil sie den Pflichtenkreis des Verwalters präzisieren und spätere Bewertungen erleichtern. Kommt es trotz dieser Klarstellungen zu fortdauernden Abweichungen, verdichtet sich die Grundlage für eine Abberufung und Vertragsbeendigung erheblich.
Ebenso wichtig ist der Blick auf die Zeit nach der Kündigung. Die Rechtsprechung leitet aus dem Verwaltervertrag umfassende Herausgabe- und Mitwirkungspflichten ab, die sich aus §§ 675, 667 BGB ergeben. Eigentümergemeinschaften sichern ihre Handlungsfähigkeit, indem sie diese Pflichten frühzeitig einfordern und organisatorisch vorbereiten. Eine rechtlich saubere Trennung erweist sich damit weniger als spontaner Akt, sondern als Ergebnis vorausschauender Gemeinschaftsorganisation.
Fazit
Die Kündigung eines Verwaltervertrags ist ein wirksames Instrument, um die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu wahren. Das aktuelle Wohnungseigentumsrecht stellt den Eigentümern dafür klare und flexible Möglichkeiten zur Verfügung. Entscheidend bleibt ein strukturiertes Vorgehen, das rechtliche Vorgaben, vertragliche Regelungen und praktische Abläufe miteinander verbindet. Wer diesen Weg bedacht geht, schafft die Grundlage für eine funktionierende Verwaltung und ein dauerhaft geordnetes Miteinander innerhalb der Gemeinschaft.