Selbstverwaltung klingt nach Freiheit: Ihr regelt Eure Angelegenheiten im Haus eigenständig, entscheidet schneller, spart Verwalterhonorar und behaltet die Fäden in der Hand. In der Praxis steht dahinter allerdings ein rechtlich ziemlich dichtes Regelwerk. Denn auch eine WEG, die sich selbst organisiert, bleibt an die Maßstäbe der ordnungsmäßigen Verwaltung gebunden und muss dieselben Themen sauber abarbeiten wie eine Gemeinschaft mit professioneller Verwaltung. Wer Selbstverwaltung ernsthaft erwägt, sollte deshalb weniger auf das Schlagwort schauen und stärker auf die konkrete Organisationsstruktur: Wer handelt für die Gemeinschaft, wie wird vertreten, wie wird abgerechnet, wie werden Beschlüsse vorbereitet und umgesetzt, wie wird die Geldverwaltung abgesichert und wie werden Fristen eingehalten?
Definition von Selbstverwaltung in der Wohnungseigentümergemeinschaft
Juristisch startet alles mit der heutigen Rolle der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Seit der Reform trägt die Gemeinschaft als rechtsfähiger Verband die Verantwortung für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und kann selbst Rechte erwerben, Verbindlichkeiten eingehen sowie klagen und verklagt werden (§ 9a Abs. 1 WEG).
Selbstverwaltung beschreibt eine Verwaltungspraxis, bei der die Gemeinschaft ihre Verwaltungsaufgaben intern organisiert. Praktisch gibt es dafür zwei typische Ausprägungen. Manche Gemeinschaften bestellen einen Wohnungseigentümer formal zum Verwalter. Andere arbeiten „verwalterlos“ und verteilen die Aufgaben über Beschlüsse, Beirat, Vollmachten und klare Zuständigkeiten. Beides bewegt sich innerhalb des gesetzlichen Rahmens, solange die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt, Beschlüsse wirksam zustande kommen und die laufende Verwaltung ordnungsgemäß abläuft.
Wichtig ist dabei: Selbstverwaltung ersetzt keine Beschlusskompetenzen und schafft auch keine neuen. Die Eigentümerversammlung bleibt das zentrale Willensbildungsorgan. Wenn Maßnahmen der Verwaltung anstehen, entscheidet Ihr grundsätzlich per Beschluss – und die Umsetzung erfolgt dann durch die von Euch festgelegte Struktur. Im Kern geht es also um die Frage, wie Ihr die Funktionen aus §§ 24, 26, 27 und 28 WEG in Eurer Gemeinschaft abbildet: Einberufung und Durchführung von Versammlungen, Bestellung einer vertretungsberechtigten Person, laufende Geschäftsführung, Finanzverwaltung und Abrechnung.
Ist ein professioneller WEG-Verwalter für die Selbstverwaltung Pflicht?
Eine generelle gesetzliche Pflicht, einen externen professionellen Verwalter zu bestellen, ergibt sich aus dem WEG so nicht. Die Bestellung eines Verwalters ist in § 26 WEG als Regelfall angelegt: Über Bestellung und Abberufung beschließen die Wohnungseigentümer, die Bestellung ist zeitlich begrenzt, und die Abberufung ist jederzeit möglich (§ 26 WEG).
Für die Praxis entscheidend ist jedoch ein anderer Hebel: der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter. Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die „Bestellung eines zertifizierten Verwalters“ zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Damit kann jeder einzelne Wohnungseigentümer grundsätzlich verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt. „Zertifiziert“ bedeutet, dass die Person die erforderlichen Kenntnisse durch eine IHK-Prüfung nachweist (§ 26a Abs. 1 WEG).
Dieser Anspruch wirkt wie ein Kippschalter für die Selbstverwaltung: Selbstverwaltung bleibt möglich, solange in der Gemeinschaft Einigkeit besteht oder die gesetzlichen Ausnahmen greifen. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG enthält eine wichtige Ausnahmekonstellation für kleinere Gemeinschaften: Bei weniger als neun Sondereigentumsrechten kann die Verwaltung durch einen Wohnungseigentümer strukturell ausreichend sein, sofern ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.
Du siehst daran: Die rechtliche „Pflicht“ entsteht häufig über den Weg des Individualanspruchs eines Eigentümers. Praktisch bedeutet das: Selbstverwaltung lässt sich stabil aufsetzen, wenn Ihr früh klärt, ob jemand in der Gemeinschaft den zertifizierten Verwalter aktiv verlangen wird, und ob Ihr gegebenenfalls ohnehin einen zertifizierten Verwalter bestellen wollt, auch wenn Ihr im Alltag vieles intern organisiert.
Vorteile und Nachteile der WEG-Selbstverwaltung für WEGs
Die Vorteile liegen im Steuerungsgefühl und in den Reibungsverlusten. Wenn die Entscheidungsträger zugleich die Nutzer oder unmittelbaren Eigentümer im Haus sind, entstehen häufig schnellere Abstimmungen, ein direkter Draht zu Handwerkern und ein stärkeres Augenmerk auf Kosten-Nutzen-Fragen. Gerade Maßnahmen der laufenden Instandhaltung, die nach § 27 WEG in der Praxis oft als Routinegeschäft laufen, können intern sehr effizient koordiniert werden, sofern Zuständigkeiten klar sind.
Der juristische Haken steckt in den Risiken formaler Fehler und in der Haftungsnähe. Eine WEG-Verwaltung – ob intern oder extern – lebt von rechtssicherer Beschlussvorbereitung und sauberer Dokumentation. Versammlungen brauchen eine ordnungsgemäße Einberufung, Fristen und Form müssen passen, und über die Beschlüsse ist eine Niederschrift zu erstellen (§ 24 WEG). Versäumnisse führen schnell zu Anfechtungen, und dann steht die Gemeinschaft in Verfahren nach § 44 WEG mit Aufwand, Kosten und oft auch internen Konflikten.
Dazu kommt die Finanzschiene. Die Gemeinschaft braucht einen belastbaren Wirtschaftsplan und eine nachvollziehbare Jahresabrechnung, außerdem einen Vermögensbericht nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 28 WEG). In der Selbstverwaltung hängt die Qualität dieser Dokumente direkt an den Fähigkeiten derjenigen, die sie erstellen. Schon kleine Fehler bei Umlageschlüsseln, Rücklagen, Abgrenzungen oder der Darstellung von Forderungen und Verbindlichkeiten können Misstrauen erzeugen und Streitstoff liefern.
Schließlich trifft Selbstverwaltung auf den Umstand, dass die Gemeinschaft als Verband rechtsfähig ist und nach außen auftreten muss (§ 9a WEG). Verträge mit Dienstleistern, Bankthemen, Versicherungen, Gewährleistungsfragen, Mängelrechte und gerichtliche Durchsetzung von Hausgeldforderungen sind keine akademischen Randthemen, sondern Alltag. Wer intern verwaltet, braucht deshalb ein Minimum an juristischer Prozesssicherheit.
Wann macht die WEG-Selbstverwaltung für eine WEG Sinn?
Selbstverwaltung funktioniert besonders gut, wenn die Struktur der Gemeinschaft zur internen Organisation passt. Ein Kernfaktor ist die Größe. Bei wenigen Einheiten bleiben Zahlungsströme, Beschlusslagen und technische Themen überschaubar. Hier kann ein Eigentümer als interner Verwalter oder ein starkes Beiratsmodell sinnvoll sein, zumal das Gesetz kleine Gemeinschaften beim Anspruch auf zertifizierten Verwalter ausdrücklich anders behandeln kann (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).
Ein zweiter Faktor ist die Eigentümerstruktur. Wo viele Eigennutzer wohnen, entstehen häufig mehr Bereitschaft zur Mitarbeit und mehr Interesse an dauerhafter Objektpflege. Wo eine Gemeinschaft stark aus Kapitalanlegern besteht, kommen Themen wie Mieterschnittstellen, Erreichbarkeit und Delegationsbedarf stärker zum Tragen.
Ein dritter Faktor ist der „technische Druck“ im Gebäude. Ein Neubau oder ein Haus mit stabiler Instandhaltungslage erzeugt weniger akute Maßnahmen. Ein älteres Objekt mit Sanierungsstau führt oft zu komplexen Vergaben, Kostendruck, Sonderumlagen, Förderthemen und intensiver Beschlussarbeit. Dann profitiert die WEG häufig von professioneller Struktur, zumindest bei einzelnen Teilbereichen.
Sehr häufig bewährt sich auch ein Hybrid: Ihr organisiert vieles intern, bestellt aber bewusst eine Person mit Zertifizierung und klaren Rollen, oder Ihr nutzt externe Hilfe punktuell, etwa für die Jahresabrechnung oder für große Sanierungsprojekte. Das bleibt Selbstverwaltung im Sinne von Eigentümersteuerung, reduziert aber operative Risiken.
Welche Aufgaben übernimmt eine WEG in Selbstverwaltung?
Damit Selbstverwaltung rechtssicher läuft, musst Du die Aufgaben entlang der gesetzlichen Leitplanken denken.
Im Zentrum steht die Eigentümerversammlung. Einberufung, Fristen, Textform und die Niederschrift sind keine Formalien aus dem Elfenbeinturm. Sie entscheiden darüber, ob Beschlüsse tragfähig sind. § 24 Abs. 4 WEG sieht eine Einberufung in Textform und regelmäßig eine Frist von drei Wochen vor, besondere Dringlichkeit bleibt eine echte Ausnahme. Wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Das ist für verwalterlose Selbstverwaltung der zentrale Mechanismus, der Handlungsfähigkeit sicherstellt.
Die operative Geschäftsführung orientiert sich inhaltlich an § 27 WEG. Dort sind Aufgaben und Befugnisse des Verwalters geregelt, etwa die Durchführung von Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, das Treffen eilbedürftiger Maßnahmen zur Wahrung von Fristen und zur Abwendung von Nachteilen sowie typische laufende Instandhaltungsvorgänge. In Selbstverwaltung müsst Ihr diese Tätigkeiten praktisch abbilden: Wer nimmt Zustellungen entgegen, wer reagiert auf Fristsachen, wer steuert Handwerker, wer kontrolliert die Ausführung, wer dokumentiert Mängel, wer verhandelt mit Versicherungen? Diese Fragen sind rechtlich relevant, weil die Gemeinschaft nur dann als Verband effektiv agieren kann, wenn Zuständigkeiten klar sind.
Besonders sensibel ist die Finanzverwaltung nach § 28 WEG. Der Wirtschaftsplan dient der Liquiditätssteuerung, die Jahresabrechnung dient der transparenten Abrechnung, und der Vermögensbericht bildet den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen ab (§ 28 Abs. 4 WEG). Wer hier intern verwaltet, übernimmt eine hohe Verantwortung für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Dazu gehören auch Themen wie Rücklagenverwaltung, Kontovollmachten, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen und der Umgang mit Hausgeldrückständen.
Der Verwaltungsbeirat kann in der Selbstverwaltung eine stabilisierende Rolle spielen. § 29 Abs. 2 WEG beschreibt Unterstützung und Überwachung, außerdem soll der Beirat Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor Beschlussfassung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Das ist ein starkes Instrument, um interne Fehler zu reduzieren und Vertrauen zu schaffen, gerade wenn ein Eigentümer die Verwaltung faktisch führt.
Was sind die Kosten für eine WEG in Selbstverwaltung?
Die Kostenfrage wird oft zu eng gedacht, wenn nur auf das Verwalterhonorar geschaut wird. Selbstverwaltung kann dieses Honorar reduzieren oder ersetzen, doch sie erzeugt eigene Kostenstellen.
Ein großer Block ist der Zeitaufwand, der wirtschaftlich eine reale Größe bleibt, auch wenn er in der Abrechnung nicht auftaucht. Viele Gemeinschaften gleichen das über eine Vergütung für den internen Verwalter aus, die per Beschluss festgelegt wird und als Verwaltungskosten der Gemeinschaft laufen kann. In der Praxis sollte das transparent beschlossen und sauber dokumentiert werden, weil sonst schnell Diskussionen über verdeckte Vorteile entstehen.
Ein weiterer Block sind Sachkosten. Bankkonten, Zahlungsverkehr, Software für Abrechnung und Buchhaltung, Porto, Kommunikationskosten, Datenspeicherung und gegebenenfalls Kosten für digitale Eigentümerversammlungen oder Umlaufbeschlüsse summieren sich. Dazu kommen häufig externe Dienstleistungen, etwa die Erstellung oder Prüfung der Jahresabrechnung durch einen Buchhalter oder Steuerberater, technische Gutachten bei Schäden sowie anwaltliche Beratung bei streitigen Themen oder bei komplexen Beschlusslagen.
Besonders sinnvoll ist in der Selbstverwaltung eine passende Haftpflichtabsicherung für die handelnden Personen. Denn wer Aufgaben übernimmt, bewegt sich im Rahmen von Vertretung und Geschäftsführung für die Gemeinschaft. Hier treffen zivilrechtliche Sorgfaltsmaßstäbe und ganz praktische Schadensrisiken aufeinander, etwa bei Fristversäumnissen, fehlerhaften Beauftragungen oder unzureichender Kontrolle von Instandsetzungsmaßnahmen.
Wenn Du die Kosten realistisch bewerten willst, lohnt ein Vergleich über mehrere Jahre: Welche Sonderthemen stehen an, wie hoch ist die technische Komplexität, wie konfliktarm ist die Gemeinschaft, wie oft braucht Ihr externe Hilfe? In vielen Fällen ergibt sich ein wirtschaftlicher Vorteil, wenn die Gemeinschaft stabil ist und ein Eigentümer oder ein kleines Team dauerhaft zuverlässig arbeitet. In konfliktreichen oder technisch anspruchsvollen Konstellationen verschiebt sich die Rechnung oft zugunsten professioneller Strukturen.
Tipps für WEGs in Selbstverwaltung
Selbstverwaltung lebt von Klarheit. Der erste und wichtigste Tipp ist deshalb: Legt Zuständigkeiten ausdrücklich fest und dokumentiert sie. Das gelingt über Beschlüsse, in denen Ihr festhaltet, wer welche Aufgaben übernimmt, welche Vollmachten bestehen und welche Grenzen gelten. Gerade bei Vertragsabschlüssen und Kontovollmachten lohnt es sich, mit Vier-Augen-Prinzipien zu arbeiten und die Unterlagen so zu strukturieren, dass jeder Eigentümer Einsicht und Kontrolle praktisch ausüben kann.
Der zweite Tipp betrifft Versammlungen und Beschlüsse. Nutzt § 24 Abs. 3 WEG aktiv, wenn Ihr verwalterlos organisiert seid, und achtet auf die Einberufungsfrist und Textform (§ 24 Abs. 4 WEG). Setzt Tagesordnungen so auf, dass Beschlüsse eindeutig formuliert sind. Instandhaltungs- und Instandsetzungsbeschlüsse profitieren von klaren Leistungsbeschreibungen, Kostenrahmen, Ermächtigungen zur Beauftragung und Regelungen zur Abrechnung. Je präziser Ihr beschließt, desto geringer wird späterer Streit.
Der dritte Tipp ist die Finanzroutine. § 28 WEG verlangt strukturiertes Planen und Abrechnen, der Vermögensbericht ergänzt Transparenz über Rücklagen und Vermögen. Eine saubere Buchungssystematik, nachvollziehbare Belege, ein konsistentes Forderungsmanagement und eine klare Rücklagenstrategie nehmen der Gemeinschaft viel Konfliktpotenzial.
Der vierte Tipp betrifft den zertifizierten Verwalter. Prüft früh, ob Ihr in eine Konstellation fallt, in der der Individualanspruch nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG praktisch eine Rolle spielt. Wenn ein Eigentümer diesen Anspruch geltend machen will, ist es klug, das transparent zu diskutieren und gegebenenfalls eine Lösung zu wählen, die die Gemeinschaft langfristig stabil hält.
Der fünfte Tipp ist Kommunikation. Selbstverwaltung scheitert selten an Paragrafen, sie scheitert häufig an Erwartungslücken. Wenn Du als Eigentümer Aufgaben übernimmst, hilft eine offene Kommunikation über Aufwand, Reaktionszeiten, Grenzen und Entscheidungswege. Der Verwaltungsbeirat kann hier als Kontroll- und Kommunikationsstelle enorm stabilisieren (§ 29 WEG).